コミュニケーションツール

コミュニケーションツール #

Pandion Ltd. でのコミュニケーションツールの使用方針について説明します。

基本方針 #

目的に応じた使い分け #

各ツールの特性を理解し、適切に使い分ける
情報の重要度に応じてツールを選択
相手の状況を考慮したコミュニケーション

効率性の重視 #

無駄なコミュニケーションを避ける
必要な情報を過不足なく伝える
レスポンス時間の適切な管理

メール #

使用場面 #

正式な連絡: 契約、仕様、重要な決定事項
記録が必要: 後で参照する可能性が高い内容
外部との連絡: クライアント、パートナーとの連絡

運用ルール #

件名: 内容が分かりやすい件名を設定
返信期限: 24時間以内を目安に返信
CC/BCC: 適切な範囲での情報共有
添付ファイル: セキュリティを考慮した添付

テンプレート #

新規プロジェクト: プロジェクト開始時のテンプレート
進捗報告: 定期的な進捗報告のテンプレート
課題報告: 問題発生時の報告テンプレート

チャット（Slack/Teams） #

使用場面 #

日常的な連絡: 質問、確認、簡単な相談
即座の確認: 緊急度の高い連絡
チーム内の情報共有: 進捗、気づき、学びの共有

運用ルール #

チャンネル分け: プロジェクト、トピックごとのチャンネル
スレッド活用: 関連する議論はスレッドで整理
通知設定: 重要なチャンネルのみ通知
返信時間: 業務時間内は可能な限り迅速に

チャンネル構成 #

#general: 全社的な連絡
#project-xxx: プロジェクトごとのチャンネル
#random: 雑談、非業務的な話題
#announcements: 重要な発表、変更通知

ビデオ会議 #

使用場面 #

複雑な議論: 詳細な仕様確認、設計検討
顔を合わせたコミュニケーション: 重要な決定、難しい話題
プレゼンテーション: 進捗報告、提案、デモ

運用ルール #

事前準備: アジェンダ、資料の事前共有
時間管理: 開始・終了時間の厳守
録画: 重要な会議は録画（許可を得て）
フォローアップ: 会議後のアクションアイテムの確認

会議の種類 #

定例会議: 週次、月次の定期的な会議
プロジェクト会議: プロジェクト固有の会議
1on1: 個別の相談、フィードバック
全体会議: 全社的な情報共有

文書共有 #

使用場面 #

仕様書: プロジェクトの仕様、設計書
議事録: 会議の記録、決定事項
手順書: 作業手順、運用マニュアル

運用ルール #

バージョン管理: 文書の版数管理
権限設定: 適切なアクセス権限の設定
更新通知: 重要な変更時の通知
バックアップ: 重要な文書のバックアップ

文書の種類 #

技術文書: 設計書、API仕様、運用マニュアル
プロジェクト文書: 要件定義、進捗報告、課題管理
社内文書: ポリシー、手順書、テンプレート

電話・音声通話 #

使用場面 #

緊急連絡: システム障害、緊急事態
複雑な説明: 技術的な詳細説明
関係構築: 初回の打ち合わせ、関係構築

運用ルール #

事前連絡: 突然の電話は避け、事前に連絡
時間管理: 通話時間の適切な管理
録音: 重要な通話は録音（許可を得て）
フォローアップ: 通話後の文書化

ツールの選択基準 #

情報の重要度 #

高: メール、文書共有
中: チャット、ビデオ会議
低: チャット、電話

緊急度 #

高: 電話、チャット
中: ビデオ会議、メール
低: メール、文書共有

相手の状況 #

在宅勤務: ビデオ会議、チャット
外出中: 電話、メール
集中作業中: メール、チャット（通知オフ）

コミュニケーションの改善 #

定期的な見直し #

四半期ごと: ツールの使用状況確認
効果測定: コミュニケーションの効果評価
改善提案: より良い方法の検討

フィードバック #

使用感: ツールの使いやすさの確認
問題点: 課題や不満の収集
改善案: より良い運用方法の提案

教育・訓練 #

新ツール: 新しいツールの使い方説明
ベストプラクティス: 効果的な使い方の共有
トラブル対応: 問題発生時の対応方法

セキュリティ考慮 #

情報の機密性 #

機密情報: 暗号化されたチャンネル
一般情報: 通常のチャンネル
公開情報: 公開可能なチャンネル

アクセス制御 #

権限管理: 適切なアクセス権限の設定
監査ログ: アクセス記録の保持
定期見直し: 権限の定期的な確認

データ保護 #

暗号化: 通信の暗号化
バックアップ: 重要なデータのバックアップ
削除ポリシー: 不要データの適切な削除